Jak se přiděluje personální číslo zaměstnance? Osobní číslo Jak vyplnit časový rozvrh: pokyny krok za krokem
Množství:
Cena: 25
Sleva: %?
Máme slevový systém
brát více – platit méně
při objednávce od 50 ks. - 5% sleva
při objednávce od 100 ks. - 10% sleva
při objednávce od 300 ks. - 15% sleva
při objednávce od 500 ks. - 20% sleva
při objednávce od 1000 ks. - 25% sleva
Součet:
včetně DPH 20%
Přidat do košíku
Na skladě
X
Znovu sis objednal tenký časopis.
Možná potřebujete časopis s více stránkami a dalšími funkcemi.
Prosím, použijte kalkulačka
V každé organizaci je povinné vést pracovní výkaz. Pravidla pro návrh tohoto dokumentu, jeho účel a hotový příklad, který lze použít jako vzor - to vše je diskutováno níže.
Vzorový formulář si můžete stáhnout na konci článku.
Plánovaná délka směny a celkový počet pracovních dnů v měsíci se bude téměř vždy lišit od skutečně odpracovaných hodin a dnů. Pro zaznamenání skutečnosti je veden docházkový list: umožňuje shromažďovat všechny informace o skutečně odpracované pracovní době.
Účel tohoto dokumentu je dvojí:
- Získejte informace o celém odpracovaném období.
- Získejte data o nezobrazování za stejné období.
Takové informace budou užitečné především pro účetního. Někteří inspektoři budou také potřebovat informace - odpovídající popis je uveden v tabulce.
| účetní | výpočet všech plateb, které je třeba převést na zaměstnance: mzda, náhrada dovolené, cestovní náhrady atd. |
| zástupce Federální daňové služby | inspektoři se zajímají o správnost výpočtu plateb a daní z nich: často je společnost kontrolována, zda není podhodnocen daňový základ |
| zaměstnanec FSS | odpracovaná doba je pro fond zajímavá v souvislosti s výpočtem sociálních dávek (například péče o dítě) |
| inspektor práce | inspektoři se zajímají o to, zda nebyla porušena práva pracovníků |
| zástupce Rosstatu | Zaměstnanci Rosstatu shromažďují statistická data – například pomocí informací z vysvědčení sestaví singl |
Forma: formulář a vzorek
Každá společnost má právo použít buď svůj vlastní vzorek, nebo sledovat pracovní dobu pomocí speciálního formuláře T-12. Jeho podobu si můžete vzít jako základ (je uvedena níže) a přizpůsobit ji potřebám firmy.
Dokument se skládá ze 3 hlavních částí:
- Titulní strana obsahuje jednotný systém kódů, kterými se označují např. dny volna navíc (za přesčas), nemocenská, prostoje z viny zaměstnavatele atd. Každá okolnost má svůj abecední a číselný kód.
- Druhou (tabulkovou) částí je vlastní evidence pracovní doby. Provádí se denně (včetně víkendů a svátků).
- A třetí část je také prezentována ve formě tabulky. Poskytuje informace o výplatách mezd (částky, hodiny a dny, sazba).
Takto vypadá prázdný formulář T-12.
Spolu s formou T-12 existuje také T-13. Chybí v něm poslední (třetí) část - tedy tento dokument je jednoduchá docházka pro evidenci pracovní doby, bez výpočtů mzdy. Dokončený vzorový dokument je uveden níže.
Postup
Dokument je udržován speciálně určenými zaměstnanci: zaznamenávají pracovní dobu pro každý den. Osobou odpovědnou za správnou registraci je zpravidla ředitel organizační jednotky (např. obchodního oddělení). Odpovědnost může sdílet i jeho zástupce. Pokud je firma dostatečně velká, zavádějí speciální pozici časoměřiče, který zaznamenává veškeré informace.
V každém případě jsou odpovědné osoby vždy jmenovány vedoucím, o čemž je vystavena odpovídající objednávka (vzor zdarma) - např. níže uvedený dokument.
POZNÁMKA. Všechny odpovědné osoby si musí přečíst text objednávky a podepsat a datovat.
Obecně vypadá objednávka takto:
- Odpovědná osoba zaznamenává informace pro každý den.
- Po vyplnění (po měsíci) je dokument odeslán na HR oddělení.
- Po HR oddělení nastupuje do účetního oddělení.
- Poslední podpis zůstává u vedoucího konstrukční jednotky.
POZNÁMKA. Po vyplnění a podpisu všech odpovědných osob je dokument uložen a odeslán do archivu k uložení. Minimální trvanlivost je 5 let. Pokud je však práce v podniku prováděna v nebezpečných a škodlivých podmínkách, doba skladování se výrazně prodlužuje - nejméně 75 let.
Jak vyplnit časový rozvrh: pokyny krok za krokem
Při vyplňování se používá jednotný systém zápisu. Do časového rozvrhu se zaznamenává odpracovaná doba v souladu s pravidlem „jedna pozice je přiřazena jedné pozici“. Zohledněni jsou pouze ti zaměstnanci, kteří mají uzavřenou pracovní smlouvu, včetně interních brigádníků - u nich se zejména musí údaje zadávat dvakrát.
Údaje za následující zaměstnance se neberou v úvahu:
- pracovníci neoficiálně;
- externí brigádníci;
- pracující na základě občanské smlouvy.
Postup vyplňování vyžaduje správný návrh titulní strany a vlastní tabulkové části.
Titulní strana
Zde jsou zaznamenány následující informace:
- Název společnosti (je povolena zkrácená verze, například Alpha LLC).
- Kódy pro OKUD a OKPO.
- Číslo – firma si volí vlastní systém číslování. Běžnou možností je například přidělování čísel postupně v průběhu kalendářního roku.
- Vykazované období – tzn. měsíc s datem zahájení a ukončení údržby dokumentů.
- Datem sestavení rozumíme poslední den, po kterém musí být podepsán všemi odpovědnými zaměstnanci. Poté se dokument uloží do archivu.
Tabulková část
Zde musíte vyplnit všechna pole:
Informace pro výpočet mzdy
Pokud je zachován formulář T-12, je vyplněn i tento oddíl. Zde jsou zaznamenány informace především o 2 způsobech platby:
- Skutečná mzda (označená 4místným kódem 2000).
- Platby za dny dovolené (označené kódem 2012).
Všechny částky se odepisují z tzv. korespondenčního účtu – ten bude stejný, bez ohledu na typ platby.
Jako obvykle se pracovní doba zaznamenává na základě celkového počtu dnů a hodin.
Na konci dokumentu všichni pověření zaměstnanci podepisují:
- osoba uchovávající dokument (pokud existuje)
- zástupce HR;
- vedoucí oddělení.
Video návod k registraci
Videokomentář k vyplnění:
Přídavný list
Existuje několik případů, kdy samotná docházka nestačí, protože účetnictví zahrnuje zaznamenávání dalších informací. Pak byste měli nakreslit další list:
- Pokud zaměstnanec skončí v polovině měsíce nebo na začátku. V tomto případě jsou všechny skutečně odpracované dny a hodiny zaznamenány na doplňkovém listu. A na formuláři zaznamenají „Propuštěno“ přesně v den, kdy k propuštění došlo. Poté je dokument předložen spolu s dalším listem.
- Bude také potřeba, když zaměstnanec nepracoval, ale nenavázal kontakt a neoznámil důvody své nepřítomnosti. Pokud se nikdy nedostavil (nebo si nevzal doklady potvrzující platný důvod) a nadešel čas doklad předat, zadává se kód 30 (označení písmenem „NN“).
V takových případech je lepší udělat všechny značky tužkou. Pokud se později ukáže, že zaměstnanec například dostal nemocenskou, měl by označit kód 19 (písmeno „B“).
Souhrnné účetnictví: kalkulační vlastnosti
Pokud nelze dodržet běžný počet hodin (8 hodin denně a 40 hodin týdně), pak se celková skutečně odpracovaná doba určí prostým součtem. Tento postup existuje v podnicích, které:
- pracovat nepřetržitě, na směny;
- používat flexibilní rozvrh;
- organizovat rotační práci.
Poté se hlavním pojmem stává účetní období. – kalendářní měsíc, 1. čtvrtletí nebo celý rok. Konkrétní interval se volí v závislosti na charakteristice podniku. Pokud se například očekává práce v nebezpečných a škodlivých podmínkách, pak se za základ bere období 1 čtvrtletí.
Pokud zaměstnanec po jakoukoli dobu nevykonával práci z oprávněných důvodů, pak se k této době nepřihlíží (tj. je zcela vyloučena).
Nestandardní situace: co dělat
Ve většině případů je vypracování dokumentu poměrně jednoduché, protože účetnictví je založeno na rovnoměrném a rovném rozdělení pracovní doby pro každého zaměstnance. Tento příkaz je však často porušován za určitých okolností, například:
- Pokud kolega požádá o volno a vedoucí nebude nic namítat, pak se evidují pouze skutečně odpracované hodiny (v celých číslech). Nepřítomnost je označena značkou „I“ nebo dvěma číslicemi „01“.
- Pokud je nemocný, dají „B“ a pole ve spodní části nechají prázdná. Samozřejmě, že nemocenská dovolená je povinným požadavkem pro takovou poznámku.
- Pokud to bylo plánované a zaměstnanec to vzal dohodou, v souladu s aktuálním postupem, uvedli označení „NV“ (v digitální verzi kód „28“). Jsou chvíle, kdy jsou skutečné důvody nepřítomnosti dočasně neznámé. Poté můžete zadat „NN“, ale pokud se situace vyjasní, vybere se příslušné označení a „NN“ se přeškrtne.
- Pokud jel kolega na služební cestu, označte „K“. Když se oficiálně vrátí a začne své obvyklé povinnosti, dají písmeno „I“.
Jak provést změny
Evidence pracovní doby zahrnuje zaznamenávání informací, které se mohou v průběhu dne nebo týdne měnit, proto docházkový list poskytuje možnost provádění změn. Úpravy musí být provedeny tak, aby odrážely faktický stav, jehož pravdivost je zdokumentována.
Existují 2 způsoby, jak provést opravy:
- Nepřesnosti jsou povoleny, doklad je však doplněn o tzv. opravný formulář. Oba dokumenty se předkládají k ověření společně.
- Původní doklad je opraven, ale není vypracován žádný další formulář. Pak je potřeba pečlivě přeškrtnout všechny nesprávné údaje. To se provádí pomocí vodorovné čáry. Pokud jsou v sousedních polích obsaženy chybné informace, je přeškrtnut jeden řádek.
V tomto případě je třeba provést odpovídající záznam, který například podrobně vysvětluje situaci.
Vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem obsahuje mnoho nuancí, z nichž jednou je dodržování rozvrhu práce. I během zaměstnání budoucí zaměstnanec chápe, že ve správný čas a v určených hodinách se musí vypořádat se svými přímými povinnostmi.
Zaměstnavatel zase platí za čas a výsledky práce. Jsou však možné různé situace, včetně konfliktních, a proto je zapotřebí mechanismus ke kontrole odpovědnosti podřízených a integrity nadřízených.
Dodržování zákoníku práce Ruské federace v maximální možné míře předchází kontroverzním situacím kolem pracovní doby.
Doba, po kterou musí zaměstnanec plnit pracovní povinnosti stanovené pracovní smlouvou a vnitřními předpisy, se nazývá pracovní doba. Organizace jsou povinny vést záznamy o hodinách, které každý zaměstnanec skutečně odpracuje.
Zákon chrání obě strany pracovní smlouvy.
Z pohledu zaměstnance management nemá právo nutit zaměstnance pracovat nad státní limit. Běžný pracovní týden by neměl přesáhnout 40 hodin. Limit má i práce přesčas – ne více než 4 hodiny dva dny po sobě a 120 hodin ročně.
Výhodou pro zaměstnavatele je možnost kontroly služebních cest, zpoždění, absencí, pracovní neschopnosti a dovolené podřízených. Tyto údaje se používají jak k odměňování pracovitých zaměstnanců, tak k přijímání disciplinárních opatření proti porušovatelům.
! Nezapomeň,že podle článku 81 zákoníku práce Ruské federace může zaměstnavatel z vlastní iniciativy ukončit pracovní smlouvu se zaměstnancem, pokud je zaměstnanec nepřítomen na pracovišti po celý pracovní den (směna) bez závažného důvodu ,– tedy za nepřítomnost.
U hodinových mzdových sazeb je kontrola pracovní doby nezbytná pro obě strany.
Sledování pracovní doby zaměstnanců: základní metody
Zákoník práce striktně neupravuje, jak má zaměstnavatel počítat odpracované hodiny. Kontrolou času, práce přesčas a dodržováním rozvrhu práce je ustanovena odpovědná osoba, jejíž povinnosti jsou uvedeny v pracovní smlouvě nebo dodatku.
V Rusku se za obecně uznávané považují 3 způsoby zaznamenávání odpracované doby celkem za určité období:
- denně;
- týdně;
- roční.
Jako základ se bere interval, po kterém se výsledek sečte. Výše uvedené způsoby nejsou jediné, zaměstnavatel si může dobu zvolit dle vlastního uvážení.
Jediné, co zákon jasně uvádí, je maximální doba kontroly pro souhrnný záznam času - 1 rok a pro pracovníky vykonávající rizikové práce - 3 měsíce.
Nejčastěji zaměstnavatel volí způsob v závislosti na pracovním rozvrhu zaměstnance. Pojďme si to vysvětlit: denní účetnictví se stává obtížným, pokud podřízení pracují na směny 24 hodin denně. Při práci na turnus může nastat situace, kdy v jednom období – například v měsíci – dojde k přesčasům a v jiném se sníží počet pracovních hodin.
V tomto případě zaměstnavatel používá souhrnné účtování pracovní doby a již v prodlouženém vykazovacím období – například za čtvrtletí – by neměl být přebytek.
Vzhledem k možným přesčasům v různých časových obdobích musí zaměstnanec při žádosti o zaměstnání jasně pochopit, že rozvrh zapadá do běžného pracovního týdne (40 hodin) nebo se na něj použije kumulativní časové účtování.
Jde o klíčový bod podmínek pracovní smlouvy a pokud dojde k jeho změně, je zaměstnavatel povinen podřízenému oznámit.
Co je to systém mezd na zakázku a jak vypočítat mzdy pomocí tohoto způsobu výplaty - čtěte
Vedení deníku pracovní doby
Jak v organizacích s velkým počtem zaměstnanců, tak v malých firmách je často zvykem zaznamenávat skutečný čas příchodu zaměstnance do práce a čas, kdy odchází. Údaje se zapisují do deníku pracovní doby.
Označme informace obsažené v dokumentu:
1) sériové číslo;
3) f. A. Ó. a postavení zaměstnance;
4) čas, kdy podřízený přišel do práce;
5) doba odchodu z práce;
6) podpis zaměstnance;
7) počet odpracovaných hodin;
8) komentáře nutné, pokud se zaměstnanec opozdil nebo neodpracoval celý den (směna).
Ukázkový časový protokol s prázdnými sloupci pro zadání konkrétních dat pro podnik:
Ukázka formuláře protokolu pracovní doby. V závislosti na konkrétní organizaci a vlastnostech práce se body mohou lišit. Beze změny zůstane výpočet počtu odpracovaných hodin, který kontroluje zaměstnavatel.
Záznam pracovní doby - vzorové vyplnění pro podnik:
Ukázka vyplnění deníku pracovní doby. Metody protokolování
Zákon nestanoví přesnou formu protokolu pracovní doby, ale poskytuje určitou volnost zaměstnavateli, takže jsou 2 možnosti.
Součástí manuální verze je speciální kniha, často s možností šněrování. Záznamy vkládá podle potřeby odpovědný pracovník. V řadě organizací s „papírovým“ deníkem každý zaměstnanec samostatně zadává čas příchodu/odjezdu a údaje potvrdí svým podpisem.
Připravený časopis si můžete zakoupit v tiskárnách v pevné nebo měkké vazbě, s potřebnými sloupci a počtem stran. Podobně jako u zakoupené knihy může zaměstnavatel tisknout formuláře připravené na PC a zakládat je do složky.
Elektronická verze dokumentu je dána volbou softwaru. Spektrum začíná nejjednodušším softwarem, do kterého se data zadávají ručně.
Tento program ale také umožňuje generování automatického hlášení. Kromě toho, že zaměstnavatel ušetří námahu a čas odpovědné osoby, dostane vzorek na základě konkrétních parametrů, jako jsou přesčasy nebo dovolená a nemocenská.
Složitější software zahrnuje automatické zaznamenávání času, kdy zaměstnanec nastupuje a odchází z práce. To je realizováno pomocí individuálních přístupových karet a elektronických zámků (registrační kontrolér nebo turniket).
Data přijatá čtecími zařízeními jsou systematizována a přímo přenášena do účetních programů (jako je 1C) pro výpočet mezd. Takový software má další funkci - rozdělení přístupu zaměstnanců do různých oddělení organizace. Navzdory všem výhodám existuje nevýhoda - vysoké náklady na program a související vybavení.
Dalším typem elektronického systému, který se šíří ve velkých městech, je biometrické monitorování zaměstnanců. Metoda spočívá v použití otisku prstu jako průchodu do práce.
Můžete zjistit, jak správně vést protokol objednávek pro vaše hlavní činnosti a proč je tento dokument potřeba.
Rozvrh hodin
Zaměstnavatel je tedy, jak již bylo objasněno výše, povinen započítat, kolik hodin zaměstnanec skutečně odpracoval. Zároveň je ale volitelný deník pracovní doby, který zaznamenává čas příchodu a odchodu podřízeného. Jak pak stát kontroluje dodržování zákoníku práce?
Vláda schválila zvláštní dokument, na jehož základě se evidují odpracované hodiny, vypočítávají platby zaměstnancům a sestavuje výkaz práce - rozvrh práce (neboli docházkový list). Tento dokument je sestaven na základě dat protokolu a je pro organizace povinný a jednotný.
Na základě smlouvy je každému zaměstnanci při ucházení se o zaměstnání přiděleno osobní číslo, které se následně objeví v dokumentech, jako je např. osobní spis a výplatní páska.
Uvedené číslo si zaměstnanec ponechá i při změně oddělení nebo pozice a po propuštění zůstává volné další tři roky. Podle individuálního čísla se do výkazu práce zapisují informace o každém zaměstnanci.
Byly přijaty dva standardní formuláře pro vedení docházkových výkazů, které schválil Státní výbor pro statistiku v roce 2004. Při ručním vyplňování dokumentu se používá formulář T-12, pokud má organizace nainstalován turniket, používá se formulář T-13. Podle seznamu položek jsou si oba formuláře podobné, proto nastíníme obsah dokumentu na příkladu verze T-12.
Vyplňování časového rozvrhu začíná v horní části stránky, kde jsou uvedeny názvy organizace a strukturální jednotky, do které dokument patří. Dále zadejte data vykazovaného období a datum sestavení.
Níže jsou ve formě tabulky sledovány výsledky práce každého zaměstnance za vykazované období - pracovní dny, absence, celkový počet hodin. Speciální kódování v buňkách označuje důvod nepřítomnosti v práci.
Existují dvě možnosti pro vyplnění dnů:
- poznámky k docházce a nedostavení se (tento způsob je znázorněn níže);
- známky pouze za absence, zbývající dny se považují za odpracované v plné výši.
Samostatný sloupec zohledňuje přesčasy, noční hodiny, práci o svátcích a víkendech..
Formulář T-12 byl doplněn o druhý oddíl – „Zúčtování s personálem za mzdy“, který vyplňují účetní zaměstnanci.
Zjistíte, jak vést evidenci došlých dokumentů a stáhnout si vzorový formulář
I když je dokument vypracován na PC, je jeho konečná verze vytištěna a musí být potvrzena zaměstnancem, který jej sestavil, vedoucími oddělení a organizace. V některých případech místo ředitele společnosti podepisuje podpis pracovník personálního oddělení. Dokončené zprávy se uchovávají po dobu jednoho roku.
Na fórech pro personalisty a účetní diskutují odborníci o složitosti zadávání informací do dokumentu.
Časový rozvrh - stáhněte si formulář ve formátu excel, můžete sledovat tento odkaz.
Státní kontrola
Pečlivost, s jakou zaměstnanci přistupují k vedení deníku a rozvrhu, je dána tím, že tyto doklady jsou podkladem pro výplatu mzdy, dovolené nebo jiných benefitů zaměstnanci a v důsledku toho podkladem pro srážky finančním úřadům. . Nesprávně sestavený pracovní výkaz, kromě porušení plateb podřízeným, naznačuje nesprávnou kontrolu příjmů a výdajů organizace.
Správnost výpočtu invalidních dávek (na základě nemocenské nebo rodičovské dovolené) kontroluje kromě finančních úřadů i Fond sociálního pojištění. Fond sociálního pojištění Ruské federace, Federální inspektorát práce a další orgány mají právo vyžadovat od vedení organizace vysvědčení.
Absence dokumentu je hrubým porušením pracovněprávních předpisů a vede ke správní odpovědnosti (pokuta 10 tisíc rublů). Pokud dojde ke kontroverzní situaci ohledně výpočtu benefitů a mezd, bude soud považovat porušení vedení časového rozvrhu za základ pro sankce ze strany organizace.
Závěrem se sluší podotknout, že vedení deníku pracovní doby, byť není nutné, ano výhod.
Informace obsažené v dokumentu pomáhají při vedení úředních záznamů a sledování pracovní kázně.
Moderní metody automatizovaného řízení znamenají, že management nebude muset najímat samostatného podřízeného, aby vykonával tyto povinnosti.
Další informace o tom, jak elektronicky vyplnit pracovní výkaz, jsou obsaženy v následujících instrukcích ve videu krok za krokem:
Osobní číslo je individuální digitální kód přidělený zaměstnanci při nástupu do zaměstnání.
Proč je potřeba osobní číslo?
Osobní číslo, které je přiděleno v době přijetí do zaměstnání, je jedním z hlavních prvků individuálního personálního a finančního účetnictví pro konkrétního zaměstnance a odráží se:
- v evidenční kartě personálu formulář T-2;
- v personálních rozkazech o přijetí, propuštění, přeložení, prémiích, trestech a pobídkách zaměstnance;
- v automatizovaných účetních programech pro výpočty mezd (kde se identifikace zaměstnance provádí přesně podle individuálního čísla);
- ve mzdových výkazech.
Jedinečné číslo zaměstnance umožňuje eliminovat chyby v evidenci jeho pracovní činnosti, časového rozlišení mezd, sociálních dávek a daňových odpočtů.
Personální číslo zaměstnance: jak se kód přiděluje a jaké dokumenty upravují postup
Předpisy Ruské federace upravující personální záznamy nestanoví postup pro přidělování osobních čísel (TN). Personální služby se v tomto ohledu řídí ustanoveními uvedenými v Dopisu Státního výboru práce SSSR č. 75-AB, Ministerstva financí SSSR č. 89 a Ústředního statistického úřadu SSSR č. 10-80 ze dne 27. dubna 1973. Odstavec 18 tohoto dopisu stanoví nutnost přidělení TN všem osobám zaměstnaným v trvalé, dočasné nebo sezónní práci. Personální čísla propouštěných zaměstnanců se doporučuje nepřidělovat po dobu 1-2 let jiným osobám.
Vzhledem k tomu, že postup a nutnost přidělování jedinečných čísel účtů ponechává zákon na vůli zaměstnavatele, musí být zásady pro identifikaci zaměstnanců stanoveny příkazem na toku interních dokumentů podniku. Pravidla upravující postup přidělování osobního čísla zaměstnanci v konkrétním podniku musí odrážet následující aspekty:
- dostupnost a vedení registru osobních čísel v podniku;
- jakým způsobem se přiděluje personální číslo zaměstnancům organizace, kteří jsou v pracovním poměru poprvé a opakovaně;
- požadavky na chronologizaci personálních čísel (počínaje číslem 1 a postupně se zvyšujícím číslováním);
- Obsah Registračního věstníku TN.
Doba platnosti TN
Individuální technická specifikace je neměnná a platí po celou dobu působení zaměstnance v konkrétním podniku. Personální čísla, pod kterými byli zaměstnanci, kteří z podniku odešli, mohou buď zůstat u propuštěných, nebo být po nějaké době přidělena novým zaměstnancům.
V případech, kdy zaměstnanec z nějakého důvodu přerušil svou činnost a po krátké přestávce se znovu vrátil a našel si práci v podniku, je lepší mu přidělit nikoli nové, ale stejné osobní číslo, pod kterým byl dříve registrován v státu (pokud toto číslo není přiděleno jinému zaměstnanci). Proto před přidělením osobního čísla zaměstnanci jsou jeho data zkontrolována proti podnikové archivní databázi, aby se zjistila přítomnost dříve přiděleného jedinečného kódu.
Účetní deník TN: obsah a požadavky na doklad
Evidence osobních čísel nemá jednotný standard, ale má doporučenou formu, podle které musí obsahovat minimálně šest povinných sloupců:
- osobní číslo;
- Celé jméno zaměstnance;
- datum zaměstnání;
- specializace nebo pozice, o kterou se zaměstnanec uchází;
- strukturální členění;
- registrační údaje pracovní smlouvy (číslo, datum).
Personální číslo zaměstnance - jak se přiděluje a proč je potřeba? Podívejme se na tyto a další otázky v našem článku.
Je přidělení osobního čísla zaměstnanci povinné?
Každému specialistovi, který se zaměstnavatelem uzavřel smlouvu na dobu určitou nebo na dobu neurčitou, je přiděleno osobní číslo, které je následně evidováno ve všech dokumentech souvisejících s personální evidencí a výpočty mezd (bod 18 Přílohy k dopisu St. Výbor práce SSSR, Ministerstvo financí SSSR, Ústřední statistický úřad SSSR ze dne 27.4.1973 č. 75-AB/89/10-80). Navíc, pokud člověk ukončí pracovní poměr se společností, pak je vhodné nepřidělovat jeho osobní číslo jinému zaměstnanci po dobu 1-2 let.
Osobní číslo se může objevit v různých dokumentech organizace, například:
- ve mzdovém listu (tiskopis č. T-53);
- příkaz k věcným odměnám zaměstnance (formulář č. T-11);
- formuláře pro evidenci pracovní doby (č. T-12, T-13).
Výše zmíněný normativní akt, přijatý ještě v sovětských dobách, platí, stejně jako mnoho jiných pramenů práva SSSR, dodnes. Proto je přidělení osobního čísla zaměstnanci povinným postupem pro ruské zaměstnavatele.
Zvažme, jak to lze implementovat v praxi, a také jaké nuance charakterizují použití osobního čísla specialisty v personálních záznamech.
Postup pro přidělení osobního čísla
Obecný algoritmus pro přidělení osobního čísla zaměstnanci může být následující:
1. Personalista (nebo jiná osoba najímající zaměstnance) si vyžádá bezplatné osobní číslo od odpovědného kolegy.
Informace o obsazených personálních číslech lze promítnout do speciálního účetního deníku. Jeho forma není zákonem stanovena. Zpravidla poskytuje pokyny:
- CELÉ JMÉNO. najatý zaměstnanec;
- termíny pronájmu;
- pozice specialistů;
- personální číslo (které je přiděleno konkrétnímu specialistovi na dobu výkonu práce a 1-2 roky po ukončení pracovní smlouvy).
2. Vystaví se příkaz k zaměstnání (formulář č. T-1), vyhotoví se osobní karta specialisty (formulář č. T-2).
Oba dokumenty obsahují osobní číslo.
Více o postupu při přijímání zaměstnance se dozvíte v článku „Jak vypracovat objednávku na zaměstnání - vzorek 2017“ .
3. Informace o přijatém zaměstnanci s potvrzením o přidělení osobního čísla jsou předány specialistovi, který vede evidenci osobních čísel.
Před vstupem do personálních dokumentů společnosti musí být osobní číslo vygenerováno tak či onak. Pojďme prozkoumat, jak to lze provést.
Zásady pro tvorbu personálního čísla
Legislativa nestanoví jasné požadavky na způsob utváření, strukturu a další charakteristiky personálního čísla, jako je délka. Zaměstnavatel má právo používat čísla sestavená podle jakéhokoli principu vhodného pro zaměstnance.
Obecně přijímaným přístupem v ruských společnostech je používání osobního čísla, které obsahuje pouze arabské číslice a nepřesahuje délku 6 číslic. Personální čísla mohou být zaměstnancům přidělena v souladu s pořadím, ve kterém jsou sepsány jejich pracovní smlouvy.
Společnost může mít systém pro korelaci struktury počtu zaměstnanců s určitými charakteristikami pracovní funkce osoby. Volitelně systém, který umožňuje přesně určit podle osobního čísla oddělení, ve kterém specialista pracuje (například podle prvních číslic).
ZAJÍMAVÝ! Účetní praxe v sovětských podnicích stanovila používání čtyřmístných osobních čísel zaměstnanců (odstavce 7, 8 přílohy 1 pokynů schválených dopisem Ministerstva financí SSSR a Ústředního statistického úřadu SSSR ze dne 20. , 1981 č. 35/34-R/426).
Vlastnosti použití osobního čísla
- identifikuje zaměstnance;
- určuje jeho pozici.
Tento přístup lze odůvodnit následujícími úvahami.
V bodě 18 přílohy k dopisu č. 75-AB/89/10-80 je uvedeno, že osobní číslo musí být evidováno ve mzdových účetních dokladech. Vzhledem k tomu, že se platy počítají pro každou pozici zvlášť, měly by se pro ně používat různé identifikátory – v tomto případě ve formě osobního čísla. Takže na výplatní pásce (formulář č. T-51) je naproti každému osobnímu číslu uvedena pozice zaměstnance.
Více o specifikách použití formuláře č. T-51 se dozvíte v článku “Jednotný formulář č. T-51 – výplatní páska” .
Pokud tedy člověk pracuje na dvou pozicích u jednoho zaměstnavatele, má většinou přidělena 2 personální čísla. Ve struktuře deníku pro zaznamenávání těchto čísel mohou být pro specialisty pracující na částečný úvazek poskytnuty samostatné sloupce - pro usnadnění účetnictví.
Postup pro generování a používání osobních čísel je stanoven místními předpisy zaměstnavatele. Zejména může upravit postup používání osobního čísla zaměstnance při opětovném přijímání.
Potřebuji při opětovném přijímání nové personální číslo zaměstnance?
Jakmile je zaměstnanci přiděleno, zůstává mu osobní číslo (jeho pozice - jedno nebo více) až do jeho propuštění z firmy (ukončení práce na pozici). Při propuštění (ukončení práce na této pozici) si může personální číslo ponechat specialistovi po dobu doporučenou dopisem č. 75-AB/89/10-80.
Pokud se tedy zaměstnanec vrátil do společnosti během 1-2 let, je vhodné použít k identifikaci předchozí personální číslo (nebo jeho pozici - jednu nebo více).
Pokud se osoba vrátí po uplynutí lhůty pro přidělení osobního čísla, bude jeho použití možné pouze v případě, že do té doby nebylo odpovídající číslo převedeno na jiného zaměstnance.
Zaměstnavatel může stanovit samostatná pravidla pro používání osobních čísel ve vztahu k identifikaci zaměstnaneckých pozic (jak jsme uvedli výše, pro každou z nich lze stanovit samostatné osobní číslo).
Pokud se například zaměstnanec s výpovědí velmi rychle vrátí do společnosti na jinou pozici, může mu být přiděleno nové osobní číslo a staré může být převedeno na prvního zaměstnance, který přišel na dřívější pozici propuštěného zaměstnance. Tento přístup usnadní účetním výpočet mezd, který závisí, jak jsme uvedli výše, na charakteristice pozice, nikoli na osobnosti zaměstnance.
Výsledek
Osobní číslo musí být zaměstnanci přiděleno při uzavření smlouvy. Pokud zaměstnanec zastává ve firmě více pozic, je mu přiděleno pro každou pozici samostatné osobní číslo. Pokud člověk podá výpověď, může si zaměstnavatel ponechat jeho osobní číslo po dobu 1-2 let. Čísla vede odpovědný pracovník pomocí speciálního deníku.
Více o používání osobních dokumentů, které uvádějí osobní číslo, se můžete dozvědět v článcích:
- “Jednotný formulář č. T-1 – formulář a vzor ke stažení” ;
- “Jednotný formulář č. T-11 – formulář a vzor ke stažení” .
